Zachovanie autentických záznamov katastra nehnuteľností v Brazílii
Notárske kancelárie poskytujú dôležité služby a preberajú zodpovednosť za určité právne a administratívne činnosti. 1. úrad v São Luis v Brazílii poskytuje notárske služby v oblasti nehnuteľností a vedenie celého katastra nehnuteľností.
VÝZVA
Notárske kancelárie sú dôležitou súčasťou pri zabránení podvodného konania pri nakladaní s nehnuteľnosťami. Autentické informácie a schopnosť zabezpečiť integritu historických informácií sú základom poskytovania týchto služieb. Pre zvýšenie efektívnosti je dôležité zachovať dostupnosť a presnosť dát.
1. úrad v São Luis udržiaval veľký papierový archív vyžadujúci vysoký stupeň správy a údržby. Papierové záznamy sa časom rozpadajú, najmä ak sa dostanú do kontaktu s vlhkým prostredím či nevhodnými skladovacími podmienkami. Hľadanie súborov a prístup k nim môže byť tiež pomalý a časovo náročný proces.
Digitalizácia je preto kľúčovou prioritou mnohých notárov a katastrov po celom svete. Digitalizácia ponúka notárskym archívom neuveriteľné výhody, ako je jednoduchý prístup k informáciám, extrakcia a označovanie metadát a možnosť zálohovania údajov pre väčšiu istotu.
Avšak len uchovávanie záznamov v online prostredí ich môže vystaviť aj rizikám, ako je poškodenie súborov, technologická zastaranosť či hrozba kybernetického útoku. Práve riešenie týchto výziev bolo pre úrad hlavnou prioritou.
"Piql nám ponúkol najlepšie riešenie na prechod z papierového pracovného toku na digitálny. Piql spája to najlepšie z oboch svetov; dlhodobú výdrž pevného a hmatateľného ochranného média v podobe fotocitlivého filmu a rýchlosť a jednoduchosť používania digitálneho sveta. Naši zamestnanci sa naučili používať rozhranie Piql na jedinom školení. Prechod už nemohol byť jednoduchší."
RIEŠENIE
Notariát mal rozsiahly papierový archív s viac ako 2 miliónmi dokumentov, ktoré nevyhnutne potrebovali digitalizáciu a digitálnu transformáciu. Hľadali spôsob pre bezpečné a zabezpečené digitálne riešenie a médium pre uloženie dát, ktoré ponúka nielen odolnosť, ale zaručí autentickosť a integritu údajov. Piql ponúka výhody spojenia tradičnej filmovej technológie a unikátneho ukladania digitálnych informácií. Uložením digitálnych informácií na fotosenzitívny piqlFilm zaisťujeme, že údaje zostanú autentické, dostupné a bezpečné aj v budúcnosti. PiqlFilm je offline médium a odolá tak kybernetickým hrozbám či manipulácii s údajmi a je odolný aj voči elektromagnetickým impulzom (EMP), ktoré by zničili iné médiá, ako napríklad magnetickú pásku.
Piql garantuje životnosť média na viac ako 500 rokov a zapísané dáta sú nemenné, čím poskytujú notárom absolútnu autenticitu.
Prvý úrad si vybral Piql na kompletnú digitálnu transformáciu 2 miliónov papierových záznamov, čím poskytuje online dostupnosť a zálohu na piqlFilm v dvoch kópiách.
Naša optimalizácia zvýšila efektivitu a dostupnosť údajov, poskytla integráciu so softvérom na správu údajov a vylepšenú možnosť vyhľadávania. Výsledkom je skrátený čas na vyhľadávanie dokumentov z 5 dní na menej ako 30 minút, odhadovaná mesačná úspora 50 hodín na zamestnanca a uvoľnenie viac ako 500 000 USD v zdrojoch nehnuteľností.