Od papiera k digitálu
Piql poskytuje služby digitalizácie a uchovávania právnych dokumentov pre Ministerstvo dopravy v Rio de Janeiro s ceiľom zvýšiť bezpečnosť, efektívnosť a zlepšiť verejné služby.
DETRO-RJ je zodpovedné za ochranu najlepších postupov v odvetví cestnej dopravy a spravuje rôzne typy dokumentov, vrátane tisícok súdnych konaní mesačne. Spisy archivuje minimálne 10 rokov. Doteraz sa všetky záznamy uchovávali fyzicky ako papierové dokumenty. Keďže sa klient snaží svoje služby modernizovať, rozhodol sa digitalizovať a všetky dokumenty bezpečne uchovať vo forme digitálnych dát.
Za túto úlohu je zodpovedný prezident DETRO-RJ, José Fernando Moraes Alves, ktorý pôsobil ako hlavný policajný dôstojník a zúročuje svoje skúsenosti v oblasti právnych požiadaviek súvisiacich s ochranou práv občanov pri nahrádzaní papierových dokumentov digitálnymi súbormi. Pre DETRO-RJ bolo dôležité, aby digitalizované dokumenty uchovávali všetky právne informácie potrebné pre súdne konanie a umožňovali efektívne zdieľanie informácií s inými organizáciami.
VÝZVA
Papierové archívy sa začali extrémne rýchlo rozrastať a ukladanie a preberanie dokumentov si vyžadovalo veľa ručnej práce. To spomalilo právne konania a bolo ťažké informácie zdieľať s ostatnými oddeleniami.
V DETRO-RJ chceli prejsť na digitálny pracovný tok s integrovaným riešením na ich IT infraštruktúru. Keďže však pracujú s právnymi dokumentmi, bolo nevyhnutné použiť úložisko, ktoré bude akceptované brazílskymi súdmi. „Zákon o mikrofilme“ v Brazílii (L 5.433) uznáva mikrofilm ako kópiu, ktorá si zachováva rovnakú hodnotu ako originálne papierové dokumenty. Problém je v tom, že mikrofilm je analógové médium, ktoré sa nedá integrovať s IT infraštruktúrou.
"Piql umožnil DETRO-RJ prevádzkovať pracovný tok kompatibilný s OAIS a integrovať papierové archívy s digitálnymi dokumentami."
RIEŠENIE
IT oddelenie v DETRO-RJ si vybralo technológiu Piql, lebo je v súlade s právnymi predpismi o mikrofilmoch a zároveň je integrovateľná s IT infraštruktúrou. So spoločnosťou Piql sa zapojili do projektu Proof-of-Concept, aby demonštrovali, ako možno papierové dokumenty previesť na piqlFilm a integrovať do IT infraštruktúry. Piql tiež ukázal, ako môže pracovný postup OAIS prepojiť digitalizované papierové dokumenty s pôvodnými digitálnymi dokumentmi a vytvoriť prostredie v súlade s ISO 14721 a CONARQ (Rada Národného archívu Brazílie). Spoločnosť Piql získala zmluvu od spoločnosti DETRO-RJ na digitalizáciu všetkých dokumentov uložených v papierových archívoch spoločnosti DETRO-RJ a implementáciu digitálneho pracovného toku kompatibilného s OAIS.
Papierové dokumenty boli digitalizované a uložené na piqlFilm vo vizuálnom formáte čitateľnom pre ľudí, ako aj binárnom digitálnom formáte, pričom digitálne súbory sú uložené ako AIP (Archival Information Package) – uchovávacie balíky, ktoré uchovávajú kombináciu súboru a metadát. Spoločnosť Piql poskytla všetky služby súvisiace s digitalizáciou a integráciou IT, vrátane systému prístupu k dátam, ktorý spracováva balíčky AIP bezpečne prepojené s IT infraštruktúrou spoločnosti DETRO-RJ.
Keď je potrebné obnoviť súbory, zamestnanci spoločnosti DETRO už nemusia manuálne manipulovať s papierovými dokumentami. Namiesto toho získajú súbory z digitálneho systému a môžu ich zdieľať s viacerými oddeleniami súčasne. V DETRO-RJ si môžu byť istí, že ich informácie sú bezpečne uložené bez potreby budúcich investícií.
BUDÚCNOSŤ
DETRO-RJ bude čoskoro úplne bez papiera a ich digitalizované aj digitálne vzniknuté dokumenty budú bezpečne uchované.